Il Comitato del Patrimonio Mondiale nel 2002 ha adottato la Dichiarazione di Budapest, invitando tutti i partner a sostenere la salvaguardia del Patrimonio attraverso degli obiettivi strategici fondamentali, cercando di assicurare il giusto equilibrio tra conservazione, sostenibilità e sviluppo. In particolare, i beni devono essere tutelati attraverso attività adeguate che contribuiscono allo sviluppo socio-economico e alla qualità della vita delle comunità, mediante strategie di comunicazione, educazione, ricerca, formazione e sensibilizzazione e ricercando, infine, il coinvolgimento attivo degli enti locali nella individuazione, tutela e gestione dei beni del Patrimonio Mondiale.
Dal 2002, quindi, ogni sito che avanza la richiesta di iscrizione alla Lista del Patrimonio Mondiale deve adottare un Piano di gestione in cui viene descritto in che modo l'eccezionale valore del sito sarà tutelato. L'obiettivo principale del Piano di gestione è quello di assicurare un'efficace protezione del bene, per garantirne la trasmissione alle future generazioni e una valorizzazione economica e turistica rispondente a criteri di sostenibilità. Per questo motivo il Piano deve tenere in considerazione gli aspetti peculiari del sito ovvero le differenze tipologiche, le caratteristiche e le necessità del sito, il contesto culturale e/o naturale in cui si colloca.
In particolare, la Legge 20 febbraio 2006, n. 77, Misure speciali di tutela e fruizione dei siti italiani di interesse culturale, paesaggistico e ambientale, inseriti nella "Lista del patrimonio mondiale", posti sotto la tutela dell'UNESCO, sostiene l'elaborazione dei Piani di gestione da parte dei siti italiani già iscritti nella Lista, per assicurarne la conservazione e per poter creare le condizioni per la loro valorizzazione. Inoltre, la legge prevede l'approvazione dei Piani gestione stessi e le misure di sostegno per la loro elaborazione, prevedendo appositi finanziamenti.
Il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, tramite l'Ufficio Lista, ha avviato diverse iniziative specifiche per poter rispondere alle richieste dell'UNESCO relative alla necessità per i siti inseriti nella Lista del Patrimonio Mondiale di dotarsi di un Piano di Gestione. Innanzitutto, è stata istituita una Commissione consultiva che ha fornito le Linee guida per la redazione e l'attuazione dei Piani. Secondariamente sono stati definiti una metodologia e un modello per la realizzazione dei Piani stessi, partendo dalle migliori esperienze internazionali e integrandole con le prime applicazioni sperimentali italiane.
Il Piano di gestione di Modena
Nel 2005 a Modena i soggetti promotori del Piano di Gestione del Sito sono stati:
il Comune di Modena in quanto soggetto proprietario di Piazza Grande e della Torre Ghirlandina, nonché gestore delle diverse iniziative di valorizzazione e conservazione del patrimonio culturale cittadino e quale soggetto coordinatore del Piano di Gestione del Sito;
il Capitolo Metropolitano di Modena quale soggetto proprietario della Basilica Metropolitana di Modena, cioè della Cattedrale;
la Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici dell'Emilia Romagna, per conto del Ministero per i Beni e le attività Culturali, in quanto soggetto preposto alla tutela del patrimonio culturale e paesaggistico;
la Soprintendenza per il Patrimonio Storico Artistico e Etnoantropologico di Modena e Reggio Emilia, in quanto soggetto competente preposto al coordinamento delle attività periferiche del Ministero e alla cura dei rapporti tra regioni, enti locali e altre istituzioni presenti nella regione stessa;
la Soprintendenza per i Beni Archeologici dell'Emilia Romagna, in quanto soggetto competente preposto alla tutela del patrimonio archeologico;
la Soprintendenza per i Beni Architettonici e per il Paesaggio per le province di Bologna, Modena, Parma, Piacenza e Reggio Emilia, in quanto soggetto competente preposto alla tutela dei beni architettonici e paesaggistici;
la Provincia di Modena quale soggetto con competenza nell'ambito della programmazione e pianificazione di livello sovracomunale nel campo della divulgazione culturale e del turismo.
Per definire il Piano di Gestione, questi stessi soggetti hanno costituito un Comitato di pilotaggio, con il compito di definire le strategie e le azioni per il perseguimento degli obiettivi del Piano, e un Gruppo di Lavoro interdisciplinare e interistituzionale, con il compito di elaborare il Piano stesso. Tale Gruppo si è riunito diverse volte in commissioni tecniche più ristrette a seconda delle varie aree di competenza, per la condivisione delle problematiche attuative del Piano di gestione oltre che delle strategie finalizzate al perseguimento degli obiettivi preposti.
Nel luglio 2007 tutti gli enti firmatari hanno concordato le seguenti linee guida per la redazione del Piano di Gestione:
attuazione di un programma di monitoraggio integrato e di indagini conoscitive finalizzate alla conoscenza dello stato di fatto del sito, alla progettazione degli interventi di tutela e al futuro controllo delle condizioni conservative;
messa a punto di un programma di interventi conservativi e di restauro relativi alla Torre Ghirlandina e alla Cattedrale e loro attuazione;
revisione e completamento dei precedenti vincoli di tutela;
valorizzazione del sito attraverso l'elaborazione di un adeguato programma di comunicazione e di divulgazione scientifica del lavoro svolto.
Nel dicembre 2007, in occasione del decennale dell'istituzione del Sito, è stato approvato il Piano di gestione del Sito UNESCO di Modena per il biennio 2008/2009. Il documento si articola in tre macro-aree: il quadro di riferimento generale del Piano, analisi dello scenario, obiettivi e strategie.
Nel primo capitolo viene ricordato il significato universale del complesso monumentale modenese inserito un ambito territoriale iscritto ("buffer zone") e esteso. Vengono elencati gli attori del Piano di gestione e si afferma quali sono gli strumenti operativi e la modalità di gestione. Infine vengono sottolineati alcuni riferimenti a piani e programmi di carattere generale della città.
Nel secondo capitolo vengono studiate le componenti storiche e artistiche del Sito di Modena, evidenziandone anche il collegamento con il patrimonio intangibile e analizzando il centro storico sotto il profilo sociale ed economico. L'ultima parte approfondisce quali sono le condizioni conservative del complesso, i rischi e i vincoli e le risorse sia organizzative che intellettuali che economiche.
Il terzo capitolo si occupa degli obiettivi e delle strategie, descrivendo il piano della tutela, il piano della conoscenza, il piano della conservazione, il piano della valorizzazione e della fruizione, il piano organizzativo (gestione e monitoraggio).
Attualmente è in corso l'implementazione e l'aggiornamento del Piano di Gestione 2008/2009 (Convenzione tra Comune di Modena e Università degli studi di Ferrara - Dipartimenti di Architettura e di Economia. Responsabili scientifici: Arch. Rita Fabbri e Prof. Fabio Donato). Il lavoro prevede la messa a punto di una serie di indicatori quali quantitativi per il monitoraggio del Sito e la messa a punto di una metodologia di redazione partecipata con gli interlocutori sociali.